Система CRM: шаг к прогрессу

Придя к необходимости внедрения электронного документооборота в организации, следует выбрать его конкретную систему -программное и аппаратное обеспечение решения этой задачи. Надо отметить, что технические средства (компьютеры, их периферийное оборудование, устройства связи) являются более унифицированными. Поэтому в большинстве случаев ведется выбор программных продуктов, количество и разнообразие которых в первый момент подавляет.

Для различных типов организаций критерии выбора используемых системы документооборота будут различными. Для малых и средних организаций, размещающихся в пределах одного офиса, главными критериями будут максимальное соответствие функционала решения потребностям предприятия и цена. Для средних и крупных компаний, работающих в условиях территориальной распределенности, на передний план выходят опыт промышленной эксплуатации решения; тиражируемость; поддержка территориальной распределенности; наличие методологии внедрения; комплексность предоставляемых поставщиком услуг по внедрению; уровень сопровождения системы. Для крупных компаний и корпораций, кроме перечисленных критериев, важны: архитектура решения с точки зрения поддержки корпоративного режима использования; место поставщика решения на рынке и его надежность; наличие планов развития решения; масштабируемость решения; наличие у поставщица ресурсов, достаточных для обеспечения индивидуального подхода к решению задач корпорации. Одной из таких систем является CRM Comindware.

Для принятия решения о внедрении той или иной системы автоматизации документооборота чрезвычайно важно иметь какие-либо статистические данные, характеризующие выгоду и сроки окупаемости подобных проектов. К сожалению, сегодня привести такую статистику довольно трудно. Дело в том, что экономический эффект от внедрения электронного документооборота является косвенным. Такие показатели, как снижение непродуктивных затрат персонала на поиск, подготовку, согласование документов, увеличение скорости распространения информации, снижение риска неисполнения важных распорядительных документов, могут быть выражены в часах, помноженных на среднечасовую заработную плату сотрудника. Но как оценить в рамках той или иной организации для конкретного рабочего места количество этих сэкономленных часов? Экономия материальных средств за счет расходных материалов в результате уменьшения бумажного документооборота оценивается, как правило, в 30 %. При этом совершенно очевидно, что максимальный эффект от внедрения системы достигается только при условии привлечения к работе с системой электронного документооборота наибольшего числа сотрудников различных категорий, участвующих в документообороте организации.***